In Person – eenvoudig, snel maar vooral innovatief in de Microsoft Cloud

“Wij zijn anders, vooruitstrevend. Een Microsoft Cloud oplossing met Digital Workplace past daarom goed bij ons en onze mensen.”

‘Bij In Person werk je niet. Dat bén je.’ Dat is het eerste wat je ziet wanneer je het In Person boek dat bij de receptie ligt openslaat. Het geeft direct aan hoe In Person met haar medewerkers in het professionele leven staat. We leven in snel veranderende tijden. Een economie die 24 uur per dag en zeven dagen per week doordraait. Als uitzendorganisatie heb je dan geen toekomst wanneer je als organisatie, als medewerker of als uitzendkracht daar niet op inspeelt. Anders werken, slimmer werken; Slimmer dus sneller, daar houden ze bij In Person van.
Lars Hergers, Facility Manager bij In Person: ‘Wij zijn anders dan andere uitzendorganisaties en dat laten we graag zien. Niet alleen in de manier hoe wij opereren, maar ook naar de buitenwereld. Onze uitzendkrachten maken bij onze klanten écht het verschil. In deze snel veranderende markt zien we dat onze klanten soms per direct arbeidskracht nodig hebben. Dan past een traditionele automatisering niet meer bij je organisatie. Wij moeten snel kunnen optreden, medewerkers snel – maar vooral eenvoudig – toegang geven tot digitale informatie. De cloud is daarvoor de oplossing bij uitstek.’

Snel aan het werk kunnen
Tot een jaar of twee geleden werkte In Person met een geautomatiseerd systeem dat op zich voldeed, maar niet mee kon groeien met de innovatie die In Person zelf wilde. Lars Hergers: ‘Wij willen medewerkers ontlasten van digitale rompslomp. Snel aan het werk kunnen, via één praktische oplossing. Dát is wat we willen.’ Volgens Lars Hergers snapten ze bij Caase.com precies wat In Person wilde. Na de eerste kennismaking volgende workshops waarin samen met het management en de medewerkers van In Person onderzocht werd hoe de gewenste cloud omgeving eruit moest komen te zien. Hergers: ‘Zo heeft Caase.com persona’s gemaakt op basis van rollen die wij binnen de organisatie hebben. Nu hoeven we dus niet na te denken wat een medewerker aan IT nodig heeft wanneer die bij ons begint. Op basis van de rol hebben we een nieuwe digitale werkplek in no-time beschikbaar.’

Goede planning
In mei 2015 is de overstap gemaakt. ‘Dat was best spannend’, geeft Hergers toe. ‘We hebben besloten om in één weekend een nieuw hoofdkantoor in Enschede te betrekken én de hele landelijke organisatie naar de nieuwe cloud omgeving te migreren. Door een optimale voorbereiding zijn beide klussen prima geslaagd en kon op maandagmorgen iedereen gewoon aan de slag. Alsof er niets gebeurd was.’

Wel wennen
Een nieuwe IT omgeving waarin alle informatie en koppelingen naar onze applicaties binnen één digitale werkomgeving zijn ondergebracht bleek voor medewerkers wennen. Binnen In Person zijn er gelukkig medewerkers die altijd iets nieuws willen. Hergers gaat enthousiast verder: ‘Deze medewerkers hebben we ambassadeurs van de nieuwe omgeving gemaakt. Met deze mensen en de specialisten in veranderingen en adoptie van Caase.com hebben we alle medewerkers getraind voor de nieuwe digitale werkplek. Het vereist nu eenmaal een andere manier van werken, een andere mindset.’ Deze aanpak bleek in de praktijk goed te werken. ‘Natuurlijk kwamen we en komen we soms wat problemen tegen, dingen die niet helemaal werken zoals het moet. Dan is het fijn om een partner te hebben die goed luistert, communiceert en vooral problemen snel voor ons oplost’, aldus Hergers.

De toekomst
In Person groeit snel, in 2016 zo’n 60%. Dat vraagt veel van de automatisering. De basis moet goed geregeld zijn en volgens Hergers is dat het geval: ‘Van alles wat we willen is zo’n 40% inmiddels prima voor elkaar. Dat zijn de ‘need to have’s’ om onze business te kunnen doen. De resterende 60% van de wensen en mogelijkheden zijn ‘nice to have’s’ die uiteindelijk de kers op de taart zijn. Daar gaan we in de nabije toekomst met Caase.com mee aan de slag.’

Wat gebruikt In Person in de cloud?
In Person maakt ter ondersteuning van haar basis businessproces – uitzenden – gebruik van de volgende oplossingen en diensten via Caase.com:
• Microsoft Office365
• SharePoint online voor samenwerken en documenten delen
• Skype for Business voor optimaal en slim communiceren
• Digital Workplace, één portal met alle informatie en applicaties
• Support, migratie en cloud consultancy van Caase.com

Onze cases

Komt u ook eens langs voor een kop koffie?

Hank van Gardingen

Specialist in verandering rondom de cloud
neem contact op