Betere patiëntenzorg door gebruik Cloud Computing

“Door de Digital Workspace (digitale werkplek) kunnen medewerkers veel efficiënter hun werk doen, wat resulteert in meer patiëntbezoek en een tien tot vijftien procent langer bezoek, maar aandacht per patiënt.” Richard de Fijter, IT Manager Vivent

Vivent levert met 1.500 medewerkers zorg aan huis en vanuit woonzorgcentra in Noord Brabant. Om de administratieve lasten voor medewerkers omlaag te brengen en tegelijk de betrouwbaarheid en veiligheid van de IT omgeving te verhogen heeft Vivent haar volledige infrastructuur naar Microsoft Azure overgebracht. Tegelijk heeft zij met Microsoft Enterprise Mobility + Security – onderdeel van Microsoft 365 – nu een oplossing waarmee medewerkers maar één keer hoeven aan te melden voor de eigen applicaties en Software-as-a-Service (zorg)applicaties van derde partijen. Om haar medewerkers productiever te laten zijn en de kwaliteit van zorg te verhogen werkt Vivent samen met Cloud Solution Provider Caase.com en biedt zij medewerkers nu een digitale werkplek gebaseerd op Office 365. Zorgmedewerkers hebben nu via mobiele apparaten direct toegang tot patiëntgegevens en andere informatie, direct aan de rand van het bed. Daarnaast zijn de kosten van IT nu meer voorspelbaar waardoor Vivent meer budget beschikbaar kan stellen aan de zorg.

“Mensen gebruiken vandaag de dag meerdere mobiele apparaten en wij moeten er zeker van zijn dat onze applicaties en informatie veilig is op elk van deze apparaten. Azure Active Directory Identiteitsbescherming, samen met ‘conditional access’ (toegang met voorwaarden), Multi-Factor authenticatie en Intune beheer voor mobiele apparaten geeft ons die zekerheid.”
Richard de Fijter, IT Manager Vivent

Betrouwbare informatie daar waar de zorg nodig is
Vivent helpt zo’n 3.500 mensen met een beperking gelukkiger en gezonder te leven in hun eigen huis of in een woonzorgcentrum. Vivent levert thuiszorg en heeft vijf zorgcentra in en in de omgeving van ’s Hertogenbosch.
De meeste van de 1.500 medewerkers en ruim 700 vrijwilligers zijn ambulante zorgmedewerkers die per dag tientallen patiënten thuis bezoeken. Zij zijn afhankelijk van informatie uit het patiëntdossier, informatie over processen en diverse bedrijfsapplicaties om hun werk te doen. Deze medewerkers van de juiste informatie en toepassingen voorzien bleek een hele uitdaging.
caase.com vivent mobile workersVivent gebruikt daar waar mogelijk Software-as-a-Service (SaaS applicaties en gebruikte Citrix software om deze, en door Vivent gehoste applicaties, beschikbaar te stellen aan mobiele medewerkers. Deze oplossing bleek echter niet flexibel met technische complicaties en frustraties, inclusief complexe aanmeldprocedures voor medewerkers. Verder kon die de oude situatie geen ‘rijke inhoud’ worden gebruikt, zoals video en videovergaderen juist op de plek waar zij zorg verleend. Noodgedwongen gebruikten medewerkers soms hun eigen applicaties omdat de oplossing die het bedrijf bood niet voldeed, wat natuurlijk de veiligheid niet ten goede komt.
Het is de taak van Richard de Fijter, IT Manager bij Vivent, om informatie veilig te houden maar tegelijk de medewerkers tevreden te houden, de productiviteit te verhogen en de kosten te verlagen. Dit leverde naast de hierboven genoemde nog meer zorgen op: “Het is zeer moeilijk om de IT behoefte te voorspellen en onze hardware en software waren verouderd, onbetrouwbaar en bovendien kostbaar om te onderhouden, van stroom te voorzien en te koelen,” zegt Richard. “Wij hadden echt behoefte aan een veilige, flexibele en eenvoudig te gebruiken systeem voor onze medewerkers om applicaties en informatie te gebruiken.”

Alles wat mogelijk is naar de cloud
Richard de Fijter wilde de Vivent IT service naar de cloud verhuizen en een derde partij de servers maar laten onderhouden en beheren. Maar de uitdagingen van Vivent gingen verder dan server, daar waren ook het beheer van de apparaten, aanmeldproblemen en meer. Om de reis naar de cloud voor Vivent richting te geven zocht Richard de Fijter contact met Caase.com, een cloud solutions specialist met volledige focus op de Microsoft oplossingen.
Richard de Fijter wist al dat hij met Microsoft wilde samenwerken: “Er is maar een cloud voor ons, en dat is die van Microsoft,” zegt hij. “Amazon Web Services en Google Cloud hebben misschien praktische oplossingen in de Verenigde Staten, maar niet in Europa. De privacy wetgeving van de Europese Unie – GDPR – is zeer strikt en Azure heeft gewoon een betere en meer flexibele beveiliging.”

“Wij zijn een zorgaanbieder die 24/7 zorg levert aan onze patiënten, waarmee we tegelijk 24/7 toegang nodig hebben tot onze applicaties en informatie. De ondersteuning van Caase.com helpt ons om het hoge niveau van beschikbaarheid en veiligheid te realiseren die wij nodig hebben voor ons proces.”
Richard de Fijter, IT Manager Vivent

Caase.com adviseerde een breed scala aan oplossingen die de problemen van Vivent rondom productiviteit, veiligheid en beheer oplost. Office 265 geeft de medewerkers op elk moment, vanaf elke locatie en met elk willekeurig apparaat toegang tot de veel gebruikte Office applicaties. De totaaloplossing omvat tegelijk het verplaatsen van on-premise applicaties naar Microsoft Azure om de kosten te drukken en inspanningen voor beheer van hardware weg te nemen. Daarnaast adviseerde Caase.com Microsoft Enterprise Mobility + Security voor een ‘single-sign-on’ (een keer aanmelden voor alle toepassingen) oplossing voor Office 365, via Azure ontsloten applicaties en specifieke zorg SaaS applicaties van derde partijen. Tegelijk zorgt dit voor een betere beveiliging voor mobiele apparaten van ambulante zorgmedewerkers.

De nieuwe Digital Workspace Cockpit
Maar Caase.com ging nog verder. Zij gebruikte de cloudoplossing om een portaal te creëren waar medewerkers al hun informatie en applicaties onder handbereik hebben. Zeg maar een centraal, digitaal hoofdkwartier. Deze nieuwe Digital Workspace Cockpit is opgedeeld in drie secties: een voor nieuws vanuit de organisatie, blogs, video en trainingsmateriaal. De volgende sectie bevat nieuws en applicaties voor de afdeling of voor een specifieke functiegroep. De derde sectie bevat individueel gericht nieuws, persoonlijke applicaties en voor de persoon relevante documenten. In tegenstelling tot de eerdere gefragmenteerde oplossing en ontevredenheid van medewerkers bevat de nieuwe Digital Workspace Cockpit alles wat medewerkers nodig hebben via één op SharePoint online gebaseerde en met Azure Active Directory Premium (onderdeel van Enterprise Mobility + Security) beveiligde oplossing.

 

Caase Insight Vivent Digital Workspace Cockpit

De Digital Workspace Cockpit geeft Vivent medewerkers een centrale plek om alles te vinden wat zijnodig hebben – documenten, e-mail, informatie en applicaties. De linker kolom geeft het organisatie nieuws, de middelste kolom rol-gebaseerd nieuws en applicaties, de rechterkolom biedt persoonlijk nieuws, applicaties en recent gebruikte documenten.

De Digital Workspace Cockpit heeft een krachtige zoekfunctie en doorzoekt zowel documenten, de interne websites, video’s, e-mail en kennisdatabanken. De gebruiker krijgt daarbij uitsluitend dat te zien waar hij of zij gerechtigd toe is. Medewerkers vinden wat zij zoeken, weergegeven op hun laptop, in Azure gebaseerde applicaties, SharePoint online of OneDrive for Business (onderdelen van Office 365), maar ook binnen SaaS applicaties.
Vivent heeft tegelijk met de introductie van de nieuwe werkomgeving alle apparaten van medewerkers naar het Windows 10 besturingssysteem gebracht voor betere prestaties en een hogere beveiliging.

caase.com vivent healthcare mobile workers“Meer productieve medewerkers leidt tot meer tijd voor patiënten, meer tevreden patiënten en uiteindelijk tot betere financiële resultaten,” gaat Richard de Rijder verder. “Met de Digital Workspace Cockpit kunnen medewerkers hun werk efficiënter doen, wat hen tijd bespaart. Daarmee kunnen ze meer patiënten bezoeken en deze patiënten 10 tot 15% langer bezoeken. Zij kunnen ter plekke met hun laptop, tablet of smartphone het elektronisch patiëntendossier raadplegen en aanvullen, via Microsoft Teams samenwerken en overleggen met collega’s over te nemen beslissingen.”

“Tijdens de wereldwijde Microsoft partnerconferentie Inspire in juli 2018 lanceerde Insight Enterprise, moederbedrijf van Caase.com, samen met Vivent de door Caase.com ontwikkelde volgende generatie van de Digital Workplace: de Digital Workspace Cockpit. Deze nieuwe variant is eenvoudiger te gebruiken, levert directe toegang tot applicaties, zelfs binnen andere applicaties en geeft nog betere samenwerking binnen Microsoft Teams, op elk apparaat. Daarmee brengen wij samenwerken naar het volgende hoogste niveau.”
Hank van Gardingen, Sales Manager Caase.com

Verbeterde data beveiliging en beschikbaarheid
Caase.com gebruikt Microsoft Intune, onderdeel van EM+S, voor het op afstand beheren van de desktop computers en mobiele apparaten van Vivent medewerkers vanuit één centraal cloud portaal. Met Intune kunnen Caase.com Servicedesk medewerkers in één oogopslag zien of niet-geautoriseerde applicaties zijn gedownload en geïnstalleerd, of beveiligingsupdates nodig zijn en kunnen zij met een druk op de knop de inhoud van een mobiel apparaat wissen wanneer deze verloren gaat of gestolen wordt.
Verder gebruikt Vivent Enterprise Mobility + Security voor ‘toegang met voorwaarden’ (conditional access). Op basis van vooraf bepaalde condities op basis van medewerker, locatie, apparaat en applicatie krijgen medewerkers wel of geen toegang tot applicaties, wordt een meervoudige aanmeldprocedure of een wachtwoordwijziging afgedwongen.
“Mensen gebruiken vandaag de dag meerdere mobiele apparaten en wij moeten zeker weten dat onze applicaties en informatie veilig zijn op al die apparaten,” zegt Richard de Fijter. “Azure Active Directory identiteitsbeveiliging, toegang met voorwaarden, meervoudige aanmeldprocedures en beheer via Intune geven die zekerheid. De nieuwe Europese privacywetgeving vereist nieuwe, hogere niveaus van de beveiliging van informatie en geheimhouding en deze technologie helpt ons daaraan te voldoen. De boetes voor het niet voldoen aan de wet zijn enorm, de kosten van slecht één datalek kunnen al een complete organisatie in faillissement brengen.”
Daarnaast heeft Vivent nu een grotere zekerheid dat haar applicaties beschikbaar zijn en optimaal presteren met gebruik van Microsoft Azure. “We hoeven ons niet langer zorgen te maken dat onze servers oververhit raken, veiligheidsupdates te installeren, regelmatig hardware te vervangen, batterijen van noodstroomvoorzieningen te vervangen en nog veel meer, “ zegt Richard de Fijter. “Microsoft heeft firewalls zo groot als stadsbussen, dat kunnen wij ons nooit veroorloven. Ik slaap beter wetende dat ik met geen zorgen hoef te maken of onze servers niet spontaan uit elkaar vallen. Wij zijn een leverancier van zorg, dus hebben we 24/7 toegang nodig tot onze applicaties en informatie. Azure geeft ons de hoge beschikbaarheid die kritiek is voor onze bedrijfsvoering.”

Kosten beheersen
Met het Microsoft Cloud Solution Provider programma biedt Caase.com aan klanten als Vivent een flexibel en maandelijks abonnement op Microsoft 365 (de bundel van Office 365, Enterprise Mobility + Security en Windows 10 per gebruiker).
“Het te realiseren budget is nu heel voorspelbaar, de kosten zijn per maand in plaats van elke drie jaar,” gaat Richard de Fijter verder. “Ik heb nog geen berekening gemaakt voor de besparing door gebruik van Azure, maar op de lange termijn zal het absoluut voordeliger zijn dan eigen hardware, alleen al door de besparing op energie en koeling. Zelf kunnen wij nooit de schaal en mate van veiligheid creëren die Microsoft heeft. Bovendien, nu Microsoft voor onze infrastructuur zorgt is er minder te doen voor ons. Twee mensen hebben inmiddels de IT-afdeling verlaten en die hoeven we niet te vervangen. Deze besparing binnen IT brengen we direct ten goede met meer budget voor zorgverlening, dat is immers ons bestaansrecht.”

Samenwerken met collega’s, diensten omvormen
Met de overstap naar de cloud realiseerde Vivent zich dat zij een ander type IT medewerker nodig heeft – minder technisch, meer op de mens gericht en met een adviserende rol. Richard de Fijter: “Eerder waren mijn medewerkers gericht op het in de lucht houden van de infrastructuur. Nu Microsoft dat regelt drukken wij niet meer op de knoppen, maar stellen we processen op, adviseren en helpen onze medewerkers het maximale uit de technologie te halen. Dat is een positieve wending voor IT medewerkers.”

Vivent werkt nauw samen met Caase.com om de volgende stap in hun reis van digitale transformatie te maken. Met gebruik van Microsoft Azure IoT Suite wil zij een Internet of Things platform bouwen dat de gezondheid van patiënten kan meten en bijhouden. Bijvoorbeeld via sensor technologie kunnen patiënten klokje rond gemonitord worden, of zij nu in- of uit bed zijn, in de badkamer zijn of aan de eettafel zitten. Wanneer een activiteit afwijkt van een standaard patroon kan Vivent direct op afstand via een webcam contact leggen met de patiënt, sneller hulp verlenen en zo levens sparen.

“Nu Caase.com een onderdeel is van Insight hebben we de mogelijkheid om innovatie binnen de zorg naar het volgende, hogere niveau te brengen. Onze ambitie is om nieuwe standaarden voor de zorg in Nederland te realiseren. Insight is de Microsoft 2018 partner winnaar voor kunstmatige intelligentie en momenteel werken wij samen met Vivent al aan geavanceerde chatbot scenario’s.”
Hank van Gardingen, Sales Manager Caase.com

“IoT helpt ons betere individuele zorg te leveren, maar we kunnen tegelijk informatie van alle patiënten analyseren en samen met toepassingen van kunstmatige intelligentie voorspellingen doen en zo de zorg aan onze patiënten verder verbeteren,” aldus Richard de Fijter. “Zo kunnen we dan als voorbeeld een verband leggen tussen gewijzigd patiëntgedrag en een depressie. Of een verband tussen een dieet en hartfalen. We weten nu nog niet wat we gaan ontdekken. We hebben de IoT apparaten en de informatie en Azure geeft ons de toepassingen om daar iets zinvols mee te doen.”

Leer meer over Vivent via Twitter en LinkedIn.

Onze cases

Komt u ook eens langs voor een kop koffie?

Hank van Gardingen

Specialist in verandering rondom de cloud
neem contact op
logo-caase