Zorggroep Sirjon kiest Microsoft Cloud voor verbindend effect met digitale werkplek

“Binnen een fusieorganisatie als Sirjon zorgt Office 365 niet alleen voor efficiënt werken en meer productiviteit, het zorgt tegelijk voor verbinding tussen medewerkers. ICT blijft toch mensenwerk”, Gert van Gerner, Informatie-adviseur, Zorggroep Sirjon

Zorggroep Sirjon levert zorg aan gehandicapten en ouderen levert vanuit de reformatorische gedachte. De naar binnen gerichte IT met een starre IT infrastructuur hielp niet bij het wegnemen van barrières en het stimuleren van samenwerking. Verandering bleek nodig om klaar te zijn voor een toekomst als professionele, flexibele, moderne en toekomstgerichte zorgorganisatie met aandacht voor cliënt en medewerker. Office 365 blijkt een van de oplossing die bijdraagt aan efficiëntie, verbinding en het stimuleren van samenwerking.

In 2017 heeft Zorggroep Sirjon een onderzoek uitgevoerd om te achterhalen waarom intern de beleving van de ICT dienstverlening zo laag was. Men verwachte een uitkomst die zou gaan over applicaties en servers, maar de uitkomst bleek meer te gaan over beleving en visie. “De grote vraag is wat de zorg in de 21e eeuw nodig heeft? Dat is niet het destijds actuele, meer intern gericht optreden van een afdeling Informatisering en Automatisering (I&A). Dat leidt tot een complexe en dure IT Infrastructuur. De afdeling I&A blijft dan bezig met uitsluitend het onderhouden van die infrastructuur en blijkt er weinig aandacht voor innovatie”, Gert van Gerner, interim Informatie-adviseur Zorggroep Sirjon.
Volgens Gert van Gerner waren de grote vragen die het onderzoek opriep vooral ‘Welke middelen heeft een zorgmedewerker (/-ster) nodig in de 21e eeuw?’ en ‘Wat is de rol van een I&A team in de zorg in de 21e eeuw?’.

Tijd voor innovatie
In navolging van het onderzoek zijn een viertal plannen uitgewerkt om modernisering binnen de organisatie te realiseren. Sirjon wilde het werkplekbeheer uitbesteden aan een partij die daar haar dagelijks werk van heeft gemaakt. Ook leidde het direct tot een grote opschoning van het applicatielandschap en de infrastructuur met een grotere betrouwbaarheid als gevolg. Dat gaf direct ruimte op de eigen I&A afdeling. Voor een aantal applicaties, waaronder het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) werd een plan gemaakt om over te stappen naar een Software as a Service (SaaS) oplossing, voor meer flexibiliteit en de mogelijkheid om platform te koppelen voor bijvoorbeeld het uitwisselen van informatie. Dan hoeven de zorg medewerkers niet langer met een kladblok het veld in en aansluitend naar kantoor te komen om dossiers bij te werken. Dat bespaart direct op reiskosten, losse uren en voorkomt cruciale fouten bij het overtypen van informatie.
Tot slot is een plan gemaakt om Office 365 in te gaan zetten voor het verhogen van de productiviteit, samenwerken mogelijk te maken en informatie te delen.
Gert van Gerner: “Je wilt ook een moderne werkgever zijn, dan moet je ook moderne middelen bieden. Zeker in een tijd waarin krapte op de arbeidsmarkt is vinden we dat essentieel voor de continuïteit van de organisatie. Een moderne werkplek is daarmee veel meer dan een ‘nice to have’.”

zorggroep sirjon kiest microsoft cloud caase.comCloud is de rode draad
Voor het onderzoek en de plannen was ‘cloud’ haast een besmet woord binnen Sirjon. Vooral ingegeven door te weinig kennis over wat cloud is en wat het voor een organisatie kan betekenen. Daarbij komt de hardnekkige perceptie dat veel medewerkers in de zorg digibeten zijn. Maar niets is minder waar. Bijna alle medewerkers blijken privé al een of meerdere cloud diensten te gebruiken, zoals Skype, telebankieren, fotobewerking oplossingen als Picasa en cloudopslag voor documenten.
Binnen Zorggroep Sirjon werden dit soort oplossingen niet aangeboden. Veel applicaties zijn vroeger via een technische invalshoek geïntroduceerd, van boven naar beneden. Gert van Gerner: “We zagen dat medewerkers wel de applicaties en oplossingen tot hun beschikking hadden, maar vanwege de complexiteit niet gebruikten. Dan gaan mensen zelf wegen zoeken en ontstaat schaduw IT die niet controleerbaar is en in potentie zelfs een veiligheidsrisico.” Gert van Gerner benadrukt dat juist daarom aandacht voor adoptie van nieuwe oplossingen zo belangrijk is. Niet alleen maar een applicatie of cloud dienst implementeren met slechts één keer een uitleg. Voor medewerkers is het vaak een ontdekkingsreis binnen de cloud als Office 365.

Route naar de Cloud
Chris Munten, Digital Transformation Advisor Healthcare, Caase.com: “Toen ik betrokken raakte bij Zorggroep Sirjon hadden zij het plan om naar Office 365 te gaan al klaar. Desondanks hebben wij onze ‘Route to the Cloud’ ingezet om een beter beeld te creëren van de mogelijkheden.” “Vooral de inspiratiesessie op het kantoor van Microsoft op Schiphol was erg goed”, vult Gert van Gerner aan. “Die sessie was alles behalve techniek en liet ons vooral zien wat we met cloud kunnen bereiken. Toen waren zelfs de grootste sceptici meteen om.”
Chris Munten gaat verder; “Aansluitend hebben we een aantal workshops uit ons Cloud Decision Framework ingezet om dieper op de materie in te gaan. Soms met een technische inslag, veelal vanuit functionaliteit en mogelijkheden.” Volgens Gert van Gerner hebben die workshops goed gewerkt; geleid door diverse mensen en was er een persoonlijke klik. Niet duwen en trekken om zo snel mogelijk te beslissen, maar goed interactie en tijd mét onderbouwing voor een gedegen besluit.

Gewoon proberen
Volgens Gert van Gerner is het ‘gewoon proberen’ een prima methode om mensen kennis te laten maken met nieuwe technologie. Zo heeft Zorggroep Sirjon op 2 locaties een groot scherm neergezet met de consumentenversie van Skype, secretaresses uitgelegd hoe dat werkt en op die manier veel vergaderingen en bijeenkomsten gedaan. Vergaderingen en bijeenkomsten waar anders veel medewerkers ver voor moesten reizen. De voorzitter van de Raad van Bestuur was zelfs een van de gebruikers van het eerste uur.
“Het is meer dan alleen proberen. We hebben een business case gebouwd rondom de besparing op reiskosten en reisuren bij gebruik van Skype for Business. Het blijkt dat we de hele Office 365 offerte binnen een jaar kunnen terugverdienen. Het in de praktijk oefenen en werken met de proefopstelling onderbouwt die business case”, aldus Gert van Gerner.

Implementatie en adoptie
De implementatie van Office 365 is inmiddels begonnen. De migratie vindt in waves plaats. Wave 1 richt zich op e-mail en wave 2 op persoonlijke productiviteit met Skype for Business en het gebruik van OneDrive. Om op Citrix- en licentiekosten te besparen zijn de migraties in waves versneld uitgevoerd. Bestanden die medewerkers eerst via Citrix benaderden zijn versneld overgezet naar OneDrive. Niet alleen bespaart dat kosten, het geeft medewerkers tegelijk de gelegenheid om sneller met de cloud aan de slag te gaan.
Gert van Gerner: “Enthousiasme komt van de werkvloer en het is de kunst dat het management te laten zien. Een aantal medewerkers heeft in de projectgroep meegedraaid. Een van de eerst dingen die zij riepen was ‘Waarom hadden we dat niet eerder?’, wat aangeeft hoe belangrijk een digitale werkplek in de zorg is”. Volgens Gert van Gerner speelt adoptie van technologie daarbij wel een cruciale rol; een goede introductie, communicatie, training van ambassadeurs die op hun beurt medewerkers verder helpen en ondersteuning.
De implementatie is uiteindelijk gestart bij de secretaresses en ambulante teams omdat daar snel de meeste winst te halen viel. De komende maanden gaat de gehele organisatie om naar Office 365.

Barrières weghalen
Microsoft Office 365 is een cloud oplossing die bij uitstek geschikt is om samenwerken te stimuleren. Via SharePoint Online en Microsoft Teams kunnen medewerkers samen aan documenten en projecten werken. Skype for Business levert met video vergaderen en zakelijke chat een effectievere communicatie op en OneDrive for Business is een ideale, vellige cloud opslag voor persoonlijke documenten. “Maar er is meer”, gaat Gert van Gerner verder. “Office 365 zorgt ook voor verbinding, erg belangrijk wanneer er spreekwoordelijke schotten staan tussen de verschillende afdelingen van de verschillende fusiepartners. Office 365 geeft tegelijk de mogelijkheid om elkaar beter te leren kennen en te leren samenwerken.” Gert van Gerner geeft een mooi voorbeeld; nu kunnen medewerkers een foto per e-mail versturen, dag geeft gelijk een persoonlijk karakter aan een bericht van een collega. Daarnaast haalt vanwege het intuïtieve gebruik dat medewerkers kennen vanuit hun privé cloud gebruik, Office 365 tegelijk de complexiteit uit de IT omgeving. Daarmee is het veronderstelde ‘digibetisme’ binnen de zorg direct verleden tijd.

Aandacht voor mens
Volgens Gert van Gerner was de keuze voor Caase.com als partner voor de introductie van Office 365 uiteindelijk niet moeilijk: “Kijk, er zijn wel 1.000 partijen in Nederland die een Office 365 migratie kunnen doen. Maar veelal vanuit de techniek. Het waren vooral het adoptieprogramma van Caase.com, de migratie in waves, de onderbouwing via de workshops en de aandacht voor de menskant die de doorslag gaven. Er was daarmee direct een klik. Chris Munten gaf van het begin af aan blijk van zijn kennis en ervaring in de zorgsector, dat schept vertrouwen in een partij als professionele gesprekspartner. Alles bij elkaar geeft dat een goed gevoel.”
Op de vraag of dan ook alles rozengeur en maneschijn was het antwoord van Van Gerner: “Nee, dat kan ook niet. De transitiefase was onderbelicht, maar dat bleek bij alle betrokken partijen, ook binnen Sirjon, zo te zijn. Het belangrijkste is dat we daar met z’n allen een vlotte goede oplossing voor hebben gevonden en de medewerkers op de werkvloer niets daarvan hebben gemerkt.” Volgens Gert van Gerner is dat het ultieme voorbeeld van een professionele partner en een echte samenwerking.

“Office 365 zorgt naast de verbinding, het samenwerken en productiviteit tegelijk voor stimulering van zorginnovatie en een duidelijke verlaging van de kosten. Wanneer er weer verbinding is tussen mensen, dan volgt de verbinding tussen systemen haast ‘vanzelf’.”
Gert van Gerner, Informatie Adviseur a.i., Zorggroep Sirjon

“Zorggroep Sirjon is gewoon een fijne klant om mee samen te werken. Ze hebben de visie en de wil om een moderne digitale werkplek te gebruiken om innovatie in de zorg te stimuleren.”
Chris Munten, Digital Transformation Advisor Healthcare, Caase.com

Leer meer over Zorggroep Sirjon via Twitter en LinkedIn

Onze cases

Komt u ook eens langs voor een kop koffie?

Hank van Gardingen

Specialist in verandering rondom de cloud
neem contact op
logo-caase